Цього року ми вже говорили на таку тему – почасти чи то мимохіть. Проте тепер, як стверджує начальник відділу обслуговування громадян № 12 (сервісний центр) управління обслуговування громадян Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області Михайло СТАШКІВ, настала пора мовити більш предметно. Точніше – популяризувати ось таку вимогу часу.
– Йдеться про актуальний сьогодні процес оцифрування трудових книжок, – відразу означує предмет розмови посадовець. – За Законом України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.
– Якщо популярно – що за цим означенням?
– Електронна трудова книжка ‒ це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
Фото: з відкритих джерел
– А яка мета запровадження такого процесу?
– Оцифрування трудових книжок передбачає накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладення трудових договорів, призначення пенсій тощо. Ця сучасна система дає змогу працівникам у будь-який зручний час перевірити свій страховий стаж, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»), а в майбутньому – мати можливість автоматичного призначення пенсійної виплати навіть без візиту до Пенсійного фонду.
– Михайле Федоровичу, а що потрібно для створення електронної трудової?
– Поясню. В електронну трудову книжку вноситься інформація з кольорової скан-копії документа. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки, на яких зроблені хоча б якісь записи, та інших документів, що підтверджують стаж, а саме: документи про здобуття освіти на денній формі навчання; свідоцтво про народження дитини (для жінок); військовий документ. У разі втрати трудової книжки: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
– Давайте розглянемо ситуацію, так би мовити, впритул. Хто насамперед долучається до процесу оцифрування?
– Насамперед треба зазначити, що роботодавці повинні відсканувати документи всіх своїх працівників та, створивши папки стосовно кожного, з допомогою електронного ключа підвантажити їх на сайт Пенсійного фонду України. Тобто, згідно з існуючими нормами, роботодавці відправляють скановані копії трудових книжок – таку відповідальність покладено виключно на них. А ось процес оцифрування – винятково на нас, тобто на ПФУ. Це дуже складна операція, що вимагає, до того ж, ще й наявності потрібної апаратури. Таку відповідальність покладено вже на нас і тільки на нас.
– Тобто ви працюєте в тісному тандемі з роботодавцями і показник рушійності цього процесу першочергово залежить від їхнього усвідомлення важливості та невідкладності цієї задачі?
– Так, насамперед від цього.
Фото: з відкритих джерел
– А трапляється, що в процесі виконання роботи спливають на поверхню якісь помилки, неточності в документах, які до вас надходять?
– Так, трапляється. Тоді ці документи доводиться повертати назад – на доопрацювання. Взагалі-то це добре – виявити певні погрішності чи брак потрібної інформації на такому етапі. З тим, щоб потенційні пенсіонери, тобто ті, хто виходитиме на пенсію завтра чи в майбутньому, не мали проблем.
– Маєте на увазі – краще їх усунути заздалегідь, адже так?
– Власне так. На жаль, маю прикрий досвід і щодо відсутності необхідних документів (трудових книжок), і щодо наявних у них помилок чи браку потрібної інформації. Наприклад, таке підприємство, як Чортківська райсільгоспхімія, вже давно ліквідоване. Де людина, оформляючи пенсію, має шукати, що вона там працювала? А там, до речі є й пільговий стаж. Схожих нюансів багато. Маючи три місяці для оформлення пенсії, хтось бігає, напружено шукає, збираючи докупи відпрацьовані роки, щоб накопичити трудовий стаж. Нервує, бідкається. Повірте, краще звірити все та систематизувати заздалегідь, а не тоді, коли може бути запізно.
– Михайле Федоровичу, здається, тут варто зосередити увагу на ще одному суттєвому акценті, про який Ви згадували і в контексті нашої попередньої розмови. Йдеться про надійність електронних трудових книжок у порівнянні з паперовими.
– Це справді суттєво. Електронну трудову книжку неможливо пошкодити, а от втратити паперовий документ – дуже просто. Як правило, паперова трудова книжка зберігається у роботодавця і в неї можуть вносити різні записи, не повідомляючи про це працівника. А маючи електронну трудову, кожен працівник може отримати до неї доступ у будь-який момент на порталі електронних послуг ПФУ. Працівник, зокрема, може отримати дані про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому буде мати можливість автоматично оформити пенсію. Власне, те, про що я вже й говорив.
Фото: з відкритих джерел
– Існують певні часові рамки оцифрування трудових книжок, адже так?
– Так. Процес було запроваджено 10 червня 2021 року. Працівникам та роботодавцям згідно зі згаданим вже Законом України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» на оцифрування трудових книжок відведено час до 10 червня 2026 року.
– Виходить, фактично пройдено вже майже 2/3 визначеного терміну. І високий відсоток оцифрування спостерігається в розрізі колективів підприємств, установ, організацій Чортківщини? Хто поставився до такої потреби, належно виконавши покладену на себе місію зі всією відповідальністю, а хто зволікає – можете назвати?
– Так, з кращої сторони можна відзначити наступні організації: Чортківська філія Товариства з обмеженою відповідальністю «СЕ Борднетце-Україна»; управління освіти, молоді та спорту Чортківської міської ради; комунальне некомерційне підприємство «Чортківська центральна міська лікарня» Чортківської міської ради; відділ освіти, молоді та спорту Білобожницької сільської ради; приватне агропромислове підприємство «Дзвін»; Чортківський медичний фаховий коледж; державний навчальний заклад «Чортківське вище професійне училище» тощо. У той же час пасуть задніх наступні організації: гуманітарний відділ Нагірянської сільської ради; відділ освіти, молоді та спорту Колиндянської сільської ради; гуманітарний відділ Заводської селищної ради; товариство з обмеженою вiдповiдальнiстю «Калина Фармінг» – тут відсоток виконання навіть не сягає 15%. Це ми говоримо про великі організації Чортківщини, де є 100 і більше найманих працівників.
